Bagi sebagian komunitas akademik, kata akreditasi sering dianggap sebagai penyiapan dokumen oleh satu tim ad-hoc yang lamanya 3-4 bulan (tergantung kepada waktu yang disediakan anggota tim).
Kegiatan penyiapan dokumen ini akan diulang lagi menjelang masa akreditasi akan berakhir. Dokumen pada periode berbeda biasanya disusun oleh tim ad-hoc berbeda (dalam banyak kasus adalah dosen baru dan tenaga kependidikan).
Dokumen yang sudah disusun dengan susah payah ini, sering dilupakan begitu saja setelah visitasi akreditasi rampung. Baru kemudian menjelang akreditasi berikutnya, tim baru kewalahan. Penyebabnya adalah karena ternyata banyak rekomendasi perbaikan yang tertera pada dokumen akreditasi lama, khususnya pada dokumen Evaluasi Diri, tidak ditindak lanjuti selama lima tahun terakhir. Aspek ini menjadi kekurangan yang signifikan dan sorotan keras pada sat visitasi berlangsung.
Praktek ini sungguh disayangkan, karena akreditasi sesungguhnya adalah salah satu bentuk penjaminan mutu eksternal. Sebagai bagian penjaminan mutu, pada akreditasi ditunjukkan proses perbaikan berkelanjutan yang dilakukan pada proses pendidikan. Dengan akreditasi ini pula ditunjukkan akuntabilitas publik pelaksanaan misi dan pencapaian visi Institusi oleh Program Studi yang diakreditasi maupun unit penanggung jawab, yaitu Fakultas/Sekolah.
Pemahaman yang perlu ditanamkan adalah bahwa penjaminan mutu bukan hanya terkait prosedur, proses, dan dokumentasi yang terkait dengan proses dan prosedur tersebut, namun lebih kepada pembentukan budaya penjaminan mutu. Dokumen, proses, prosedur hanya merupakan alat untuk menunjukkan bahwa proses perbaikan berkelanjutan (Continuous Improvement) berjalan.
Demikian juga dengan pemahaman bahwa akreditasi semata-mata terkait penyiapan dokumen, sehingga urusan ini cukup diserahkan kepada tim ad-hoc yang anggotanya dosen baru dan tenaga kependidikan, perlu diluruskan. Pembentukan budaya pada suatu lingkungan Fakultas / Sekolah tentulah menjadi tanggung jawab bersama pimpinan akademik dan komunitas (Academic Leaders) di lingkungan Fakultas / Sekolah yang bersangkutan, yaitu dekan, ketua kelompok keahlian dan ketua program studi.
Mengambil tanggung jawab atas isi dokumen akreditasi dengan menetapkan garis besar isi dokumen, membimbing dan memantau kemajuan penyusunan, duduk bersama melakukan review terhadap dokumen dan memperhatikan tenggat waktu penyerahan dokumen merupakan bentuk tanggung jawab dekan sebagai seorang pimpinan akademik yang menaruh perhatian terhadap perbaikan berkelanjutan di Fakultas / Sekolah dan akuntabilitas pelaksanaan tugasnya. Proses ini juga selayaknya dimanfaatkan sebagai media kaderisasi, untuk mengidentifikasi personil-personil unggulan yang dapat ikut serta mengelola institusi dan mengembangkannya lebih jauh untuk mewujudkan program studi unggulan.
Kemudian, hal yang terpenting adalah, gunakan rekomendasi yang telah tersusun pada dokumen evaluasi diri sebagai pedoman untuk menyusun rencana perbaikan secara bertahap dalam lima tahun ke depan. Pastikan realisasi kegiatannya.
Apabila langkah-langkah ini dilaksanakan dengan semestinya, maka dalam waktu singkat, mutu program studi dan fakultas yang bersangkutan dapat melejit. Kepercayaan masyarakat akan meningkat, calon mahasiswa berkualitas yang tertarik akan bertambah, dan proses keseluruhannya menjadi bola salju keunggulan institusi.
Penulis
Prof. Dr. Ir. Ichsan Setya Putra adalah Ketua Satuan Penjaminan Mutu ITB sd 2015. Saat ini beliau adalah Wakil Rektor I Bidang Akademik dan Kemahasiswaan Universitas Pertamina, Jakarta.