Self-Study Report (SSR) merupakan salah satu elemen vital, yang menentukan suksesnya proses meraih akreditasi ABET. SSR dibuat untuk mendemonstrasikan dengan jelas dan ringkas bahwa semua aspek kriteria program studi serta bagian-bagian relevan dari yang dipersyaratkan oleh ABET telah tercapai.
Walaupun SSR bersifat institusional, sebenarnya pembaca dokumen SSR sendiri terbatas pada Program Evaluator (PEV) dan Team Chair, sehingga penyajian SSR sebisa mungkin harus mengakomodasi sudut pandang PEV. Tantangannya adalah bagaimana menampilkan data dan informasi dalam jumlah yang banyak namun tetap mudah dipahami oleh PEV?
Tulisan singkat ini akan mencoba menggali pengalaman-pengalaman praktis untuk bisa menampilkan SSR yang ringkas, singkat, dan mudah dipahami, diluar kontekstual isi dokumen yang spesifik Program Studi.
Persiapan
Persiapan pembuatan SSR bisa dimulai dengan mengumpulkan materi akreditasi yang relevan, diantaranya; Kriteria akreditasi, Kebijakan dan prosedur manual akreditasi, Buku panduan PEV, Lembar kendali PEV, dan Template SSR. Semua dokumen ini bisa diunduh dari laman ABET. Selain dokumen-dokumen yang disediakan di website ABET, pertimbangkan juga untuk mempelajari SSR dari program studi yang telah diakreditasi sebelumnya serta contoh-contoh SSR yang ditunjukkan dalam pelatihan/workshop, atau bahkan SSR universitas-universitas ternama yang dibuka untuk publik di internet.
Sepanjang proses pembuatan SSR yang perlu kita jadikan pegangan adalah untuk selalu menempatkan diri kita sebagai pembaca, bukan penulis. Pembaca utama SSR kita adalah PEV, jadi selama menyusun SSR kita harus selalu melihat dari sudut pandang PEV. Apakah PEV bisa memahani bagian ini, apakah PEV bisa membaca grafik ini, dan seterusnya.
Format
Poin utama dari penyusunan format SSR yang baik adalah untuk memudahkan PEV dalam membaca laporan SSR, sehingga sebaiknya kita selalu menempatkan posisi sebagai PEV yang membaca suatu laporan SSR. Komite-komite di ABET sebenarnya sudah menyediakan format laporan yang baku untuk diikuti termasuk panduannya. Format baku ini sudah disesuaikan dengan lembar kendali yang dimiliki oleh PEV dalam menelaah suatu laporan SSR.
Tampilan SSR menjadi kunci kelancaran bagi PEV dalam membaca dan menelaah SSR yang kita buat. Kita perlu mengikuti dengan seksama petunjuk tampilan SSR kita mulai dari ukuran huruf, spasi, page break, penomoran halaman. Perlu juga kita tampilkan data-data, yang biasanya sangat banyak, ke dalam suatu infografis yang mudah dipahami seperti grafik atau tabel. Sebisa mungkin hindari penyajian data mentah di laporan SSR.
Penulisan SSR saat ini pastilah menggunakan perangkat lunak pengolah kata. Saat ini perangkat lunak yang kita biasa pakai memiliki fitur untuk menyusun navigasi elektronik pada badan dokumen yang sedang kita buat. Kita bisa memanfaatkan fitur ini dalam berkas SSR yang kita buat untuk memudahkan PEV dalam melacak data yang dibutuhkan ketika proses telaah SSR sedang berjalan. Usahakan untuk memberikan navigasi elektronik pada setiap bab dan sub-bab turunannya, hingga gambar dan tabel. Perlu diingat, hanya karena kita menyusun SSR dalam bentuk elektronik, tidak selalu semua data mentah kita masukkan ke dalam SSR, tetap berpegang pada sudut pandang PEV yang tidak memerlukan semua data mentah.
Penulisan Isi
Dalam menampilkan isi SSR, yang perlu kita yakinkan adalah apakah bukti-bukti yang menunjukkan bahwa kita sudah memenuhi kriteria-kriteria yang ditetapkan sudah ditulis dan mudah ditemui oleh PEV. Sedikit fleksibilitas pada format yang disediakan bisa saja kita lakukan untuk memperkuat isi yang kita sajikan dengan cara memberikan penjelasan lebih tentang suatu capaian yang telah dilakukan. Referensi tambahan yang diperlukan untuk mendukung bukti-bukti bisa ditampilkan pada lampiran, namun sebaiknya spesifik dan mudah ditelusur keterkaitannya dengan isi SSR.
Susun dengan berlandaskan misi, tujuan dan sasaran institusi. Lakukan penilaian kuantitatif dan kualitatif yang sistematis dan menyeluruh yang menekankan pada penilaian langsung ke mahasiswa. Dari hasil penilaian, kemudian kita bisa lakukan pendekatan evaluatif ke arah perbaikan.
Selain tentang kriteria administratif dan pengukuran/perbaikan berkelanjutan, hal lain yang perlu kita cermati juga adalah tentang komunikasi dengan pihak eksternal/konstituen. Pada banyak kasus, rekaman interaksi dengan konstituen hanya sedikit. Karena itu, kita perlu cermat mendokumentasikan setiap interaksi antara program studi dengan konstituen secara jelas pada SSR.
Manajemen Penyusunan SSR
Persiapan sebaiknya melibatkan komponen-komponen tim baik yang terpusat maupun tersebar. Dekanat dan Kaprodi merupakan pihak yang menginisiasi awal untuk memimpin persiapan dan menunjuk Tim kerja serta penanggung jawab untuk setiap program studi. Sangat penting untuk mengapresiasi tim kerja dan penanggung jawab Program Studi atas beban kerja membuat SSR. Perlu pula disepakati linimasa persiapan dan pembagian tugas kepada anggota tim yang sesuai.
Ketika mempersiapkan SSR, kecuali jika hanya ada satu program, setiap program tidak perlu membuat seluruh SSR sendiri karena ada beberapa bagian SSR yang sama untuk beberapa program studi dalam fakultas yang sama. Bahas dan perbaiki bagian-bagian dari SSR secara terjadwal, tambahkan setiap bagian satu persatu. Apabila diperlukan bisa ditugaskan personil spesifik untuk bertanggung jawab atas persiapan atau bagian SSR yang spesifik pula.
Bagian SSR yang dapat dibuat oleh staf dekan untuk kemudian disesuaikan oleh masing-masing program studi adalah Kriteria 1, Kriteria 7, dan Kriteria 8. Adpun bagian SSR yang dapat langsung ditulis oleh program studi adalah Kriteria 2, Kriteria 3, Kriteria 4, Kriteria 5, Kriteria 6. Idealnya, Dekanat menugaskan stafnya memeriksa bagian-bagian tersebut secara berkala dan memberikan masukan kepada program studi.
Linimasa penulisan SSR bisa dimulai dari 1 tahun sebelum waktu penyerahan SSR ke ABET, sebagai contoh:
- Komponen yang disusun oleh universitas disalurkan ke program studi:
- Kriteria 1 ditulis oleh staf dekan dan dikirim ke program studi untuk dibahas dan disesuaikan 1 tahun sebelum waktu pengumpulan SSR.
- Kriteria 7 ditulis oleh staf dekan dan dikirim ke program studi untuk dibahas dan disesuaikan 9 bulan sebelum waktu pengumpulan SSR.
- Kriteria 8 ditulis oleh staf dekan dan dikirim ke program studi untuk dibahas dan disesuaikan 6 bulan sebelum waktu pengumpulan SSR.
-
Bagian yang ditulis oleh program studi untuk diperiksa:
- Kriteria 2 ditulis oleh penanggung jawab program dan dikirim ke staf dekan untuk dibahas dan disesuaikan 9 bulan sebelum waktu pengumpulan SSR.
- Kriteria 3 ditulis oleh penanggung jawab program dan dikirim ke staf dekan untuk dibahas dan disesuaikan 8 bulan sebelum waktu pengumpulan SSR.
- Kriteria 4 ditulis oleh penanggung jawab program dan dikirim ke staf dekan untuk dibahas dan disesuaikan 5 bulan sebelum waktu pengumpulan SSR.
- Kriteria 5 ditulis oleh penanggung jawab program dan dikirim ke staf dekan untuk dibahas dan disesuaikan 4 bulan sebelum waktu pengumpulan SSR.
- Kriteria 6 ditulis oleh penanggung jawab program dan dikirim ke staf dekan untuk dibahas dan disesuaikan 3 bulan sebelum waktu pengumpulan SSR.
Penutup
Tips penulisan SSR
- Pastikan Anda telah mengerti betul maksud setiap kriteria: apa yang diperlukan dan yang tidak.
- Pelajari kebijakan akreditasi dan manual prosedur; di dalamnya terdapat tambahan informasi kriteria.
- Mulailah sesegera mungkin dan tanya kepada diri sendiri: apakah setiap kriteria telah dipenuhi? Belum terlambat untuk menangani bagian-bagian yang perlu diperbaiki.
- Buat dan ikuti linimasa.
- Pelajari laporan yang sudah berhasil sebelumnya.
- Libatkan fakultas , staf, dan pihak-pihak yang mendukung.
- Berpikirlah seperti seorang PEV: buat laporan mudah dipahami.
- Gunakan grafik untuk memperjelas uraian tekstual.
- Perhatikan format teks dan kemudahan penelusuran isi.
- Mintalah pendapat pihak eksternal.
Referensi
- Scott Danielson, John Orr, Donna Reese, Bob Soule, “10 Tips for Writing Good Self-Study Reports”, 2018 ABET Symposium, April 12-13, 2018
Penulis
Dr. Arwindra Rizqiawan adalah Dosen Sekolah Teknik Elektro dan Informatika (STEI) ITB dan ketua Tim Persiapan Akreditasi ABET Program Studi Teknik Tenaga Listrik tahun 2016-2018.