Kelengkapan Dokumen Pengajuan Anggaran Penjaminan Mutu

Satuan Penjaminan Mutu mengkoordinir alokasi dan realisasi anggaran untuk mendukung kelancaran sistem penjaminan mutu di berbagai Fakultas / Sekolah di ITB yang meliputi kegiatan sebagai berikut:

1. Kegiatan Akreditas Nasional BAN-PT dan LAM
2. Kegiatan Akreditasi Internasional ABET, ASIIN, KAAB dan lainnya
3. Kegiatan Gugus Kendali Mutu Fakultas / Sekolah

Prosedur penyusunan anggaran adalah sebagai berikut:

1. Untuk tahun anggaran T, maka alokasi anggaran disusun pada bulan September – November tahun (T-1)
2. Kegiatan yang telah terjadwal secara rutin seperti re-akreditasi nasional, re-akreditasi internasional dan Gugus Kendali Mutu telah langsung diprogramkan dalam anggatan tahunan SPM ITB
3. Fakultas / Sekolah yang merencanakan kegiatan penjaminan mutu baru, perlu berkoordinasi dengan SPM pada rentang waktu yang memadai untuk persiapan kegiatan penjaminan mutu, yaitu :
   1. Pembukaan Program Studi Baru : paling lambat 1 tahun sebelum rencana pembukaan program studi
   2. Akreditasi Nasional Pertama untuk Program Studi: paling lambat 1 tahun sebelum rencana akreditasi nasional program studi
   3. Akreditasi Internasional Pertama untuk Program Studi: paling lambat 2 tahun sebelum rencana akreditasi internasional program studi
4. Setelah alokasi anggaran disetujui ITB, SPM akan mensosialisasikan alokasi anggaran kepada Fakultas / Sekolah
5. Fakultas / Sekolah melakukan RI sesuai triwulan kegiatan dan berkoordinasi dengan SPM
6. SPM akan melakukan approval anggaran berdasarkan RI Fakultas / Sekolah
7. Fakultas / Sekolah mengajukan dokumen realisasi anggaran sesuai jadwal

Kelengkapan dokumen realisasi anggaran adalah sebagai berikut:

1. Belanja Pegawai
   1. Daftar Nominatif Honor
   2. SK Dekan
   3. SK PPK Kepegawaian
2. Konsumsi Belanja Barang
   1. Kuitansi asli
   2. Absen dan Surat Undangan
   3. Materai 6000 untuk belanja di atas Rp. 1.000.000,-
3. Belanja Jasa Pihak Ketiga / Rekanan (Workshop, Catering dan Penggandaan)
   1. SPK (Surat Perintah Kerja)
   2. BAPP (Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan)
   3. BAP (Berita Acara Pembayaran)
   4. BASTP (Berita Acara Serah Terima Pekerjaan) untuk belanja di atas Rp. 10.000.000,-
   5. Invoice dan Kuitansi asli
   6. Faktur Pajak rekanan untuk kegiatan yang dilaksanakan oleh rekanan
   7. Surat Keterangan Bebas (SKB) Pph 23 Legalisir Asli dari Kantor Pajak bagi rekanan yang membutuhkan
   8. Absen dan Surat Undangan untuk Workshop
   9. Referensi Bank
4. Belanja Jasa Perjalanan Dinas Dalam dan Luar Negeri
   1. Daftar Nominatif SPPD
   2. Surat Tugas dari pimpinan Unit
   3. Surat Ijin WRSO untuk SPPD Luar Negeri
   4. Bukti – bukti pengeluaran (transportasi, tiket dan akomodasi)
   5. Form SPPD

Daftar dokumen kelengkapan pengajuan realisasi anggaran, format Daftar Nominatif SPPD serta format Daftar Nominatif Honor dapat diunduh pada tautan ini.